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中国500强:伊泰集团,用蓝凌合同管理助力精细化运营

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发表时间:2020-12-03 15:33

为保障集团合同管理体系规范有序地高效运行,规避合同管理过程存在的风险。近期,伊泰集团携手蓝凌,打造一个高效、合规的合同管理平台,加强集团型企业的合同标准化、精细化管理。


一、内蒙古伊泰集团


内蒙古伊泰集团有限公司(简称“伊泰集团”)成立于1988年3月,是以煤炭生产、运输、销售为基础,集铁路、煤化工为一体,房地产开发、生态修复及有机农业等非煤产业为互补的大型清洁能源企业。


公司发起成立的内蒙古伊泰煤炭股份有限公司分别在上海(B股)、香港(H股)上市。伊泰集团在2020年度中国企业500强中排名第331位,在全国煤炭企业50强中排名第17位,在内蒙古地方煤炭企业中排名首位,是我国动力煤“4+1”大型煤炭企业和煤炭行业协会协调机制成员单位。



业务分布已延伸至新疆、北京、天津、河北、山西、上海、江苏、安徽、浙江、福建、广东、海南、四川、辽宁、湖北等17个国内省区市,以及俄罗斯、澳大利亚等国家。


二、伊泰集团合同管理现状


随着集团业务线的拓展,旧的合同管理系统已不能满足越来越复杂的业务需求,技术运维难度大。伊泰集团的合同管理痛点如下:


1)集团合同类型多、数量大。包含战略与资本运作类、销售类、采购类、勘探技术类、工程建设类、征地拆迁类、人力资源类、生产运维类、综合服务类共九大类。


2)集团&子公司合同审批流程区别大。有的合同需要在子公司与集团之间流转审批,有的合同仅需在子公司审批。不同金额、类型的合同流程也大有不同。


3)另外,对所有企业来讲,合同管理都应关注以下常规风险:


A.未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈,可能导致企业合法权益受到侵害。B.合同未全面履行或监控不当,可能导致企业诉讼失败、经济利益受损。C.合同纠纷处理不当,可能损害企业利益、信誉和形象。


三、集团合同管理六大亮点功能


经过审慎调研,针对伊泰集团的合同特点,蓝凌为集团定制一套覆盖“合同准备—起草—审批—签订—履约—终结—档案管理”,集信息、业务和统计分析于一体的合同全周期管理平台。平台主要包括以下亮点功能:



1.相对方批量导入、支持黑名单操作


平台支持批量导入合同相对方数据,进行流程审批时,可输入多个相对方,轻松、便捷实现多方合同的签订;而且相对方可以拉入黑名单,并同步集团其他平台。



2.合同范本引用、文本起草


员工提前将集团常用的合同范本(物资采购类、工程建设类、人员培训发展类、价格确认函等)录入平台,建立专属于伊泰集团的合同范本库;实际使用中,直接引用合同范本快速起草合同,填入基本信息(签订方、金额等),同时可以针对各个重要履约节点设置定时提醒。



3.合同审批、签订、复核


合同审批通过后,发起合同签订流程,集团公章管理员审核合同授权书等资质文件,通过后,合同发起人直接从系统打印/导出合同,支持线上、线下盖章;签订流程结束后,需要上传扫描后的合同原文件,进行复核和归档。



4.合同信息同步财务共享中心


合同复核完成后,将合同信息推送至财务共享平台,财务共享平台可根据合同编号查看合同正文信息,加强业财联动。


5.“计划、验收、结算、结项”的履约闭环


构建从履约计划—阶段验收—结算管理—合同结项全过程的闭环履约管理,随时跟进合同的履约进度,实时查询每一份合同的执行进度、履约评估及合同收付结算情况。



6.统一台账帮助领导洞察经营状况


把已签订合同的电子文件存进系统,按合同分类对电子文件进行存档,建立统一的合同台账,实现对所有合同的统一管理。通过报表工具,用户可以一键生成多种类型的图表,让合同数据可视化,帮助企业高层时时洞察企业经营状况。


四、项目应用价值


伊泰集团的合同管理平台项目,既是集团科学管理合同的最佳实践,也体现了集团善用数字化手段赋能发展运营。合同管理平台投入使用后,为集团带来如下实用价值:


■合同审批流程规范化、标准化


平台根据集团特点对合同进行分类,并对相应的审批流程进行了规范化、标准化管理,借助蓝凌OA平台(EKP)的先进性,实现了合同的批量、快速维护。


□线上审批规避合同隐性风险


合同文档从审批到打印始终是线上进行,避免了合同签订过程中文本变更和篡改的可能性,节省了文本核对的工作,提高了合同签订效率。


■提高业、财人员的工作效率


通过与财务共享平台的对接,实现了合同付款的有效管控,节省了业务人员和财务人员线下核对合同付款信息的过程,提高了合同付款的效率和安全性。


□图表化合同台账支撑管理决策


通过支持全集团、全分类的合同进行线上流转,方便系统形成统一、完整的合同台账,并可以快速生成图表,大大提高了合同台账的统计效率,有效支撑经营决策。


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